Créer une liste d’invités et gérer les invités

• Exigences relatives au compte

• Limites de la liste d’invités :

• Créer et gérer une liste d’invités

• Voir les invités dans les rapports d’événements

Exigences relatives au compte

Les administrateurs et les propriétaires peuvent accéder à cette fonctionnalité. Si vous n’êtes pas administrateur ou propriétaire, vous aurez besoin des autorisations suivantes :

• Gérer les listes d’invités : pour créer des listes d’invités et ajouter ou supprimer des invités

• Afficher les listes d’invités : pour accéder aux renseignements sur les invités

• Enregistrer les participants : pour enregistrer des billets, y compris les billets pour les invités

Limites de la liste d’invités :

• Vous pouvez créer jusqu’à 50 listes d’invités par événement.

• Les commandes de listes d’invités ne peuvent pas être modifiées. Au besoin, supprimez-les, puis ajoutez les versions à jour.

• Les invités ajoutés à un événement avec places réservées ne peuvent pas avoir de sièges assignés d’avance.

• Les commandes d’invités ne peuvent pas faire l’objet de changements de billets ou d’événements.

Créer et gérer une liste d’invités

Créer une liste d’invités

1. Accédez au tableau de bord de votre événement.

Connectez-vous à votre compte Eventbrite et sélectionnez Événements . Sélectionnez ensuite votre événement.

2. Sélectionnez « Gérer les participants ».

3. Sélectionnez « Listes d’invités ».

4. Sélectionnez « Créer une liste d’invités ».

Donnez un nom à votre liste, par exemple « VIP ».

5. Sélectionnez « Enregistrer ».

Ajouter des invités à une liste d’invités

1. Rendez-vous à votre tableau de bord Eventbrite.

Connectez-vous à votre compte Eventbrite et sélectionnez Événements . Sélectionnez ensuite votre événement.

2. Sélectionnez « Gérer les participants ».

3. Sélectionnez « Listes d’invités ».

4. Choisissez la liste d’invités que vous voulez.

4. Sélectionnez « Ajouter un invité ».

Entrez les renseignements suivants :

• Prénom et nom de famille

• Courriel (facultatif) : Si vous indiquez l’adresse associée à son compte Eventbrite, l’invité y recevra un billet.

• Nombre total d’invités

• Type de billet

• Personne qui a envoyé l’invitation (facultatif)

• Ajouter une note : Les notes ne sont pas visibles pour les invités.

Cochez Envoyer une confirmation par courriel à cet invité si vous souhaitez lui envoyer un courriel de confirmation.

Activez l’option Recevoir une notification d’enregistrement pour cet invité si vous souhaitez recevoir une notification dans l’application lors de son enregistrement. Seule la personne qui a créé la liste recevra une notification. La notification « Arrivée des invités » doit être activée dans l’application Organisateur, et vous devez être connecté au même compte que celui utilisé pour créer la liste d’invités.

5. Sélectionnez « Ajouter un invité ».

Les billets d’invités n’ont aucune incidence sur le nombre de billets à vendre de votre événement.

(Facultatif) Supprimez un invité ou une liste d’invités.

Vous ne pouvez supprimer un invité que s’il n’a pas déjà été enregistré. Pour supprimer un invité :

• Sélectionnez le menu à trois points à côté du nom de l’invité

• Sélectionnez Supprimer. 

• Sélectionnez Supprimer l’invité.

Aucune notification par courriel ne sera envoyée à l’invité si sa commande est annulée.

Vous ne pouvez supprimer une liste d’invités que si aucun des invités n’a été enregistré. Pour supprimer une liste d’invités :

• Sélectionnez le menu à trois points à côté de la liste.

• Sélectionnez Supprimer. 

• Sélectionnez Supprimer la liste.

Voir les invités dans les rapports d’événements

Comme ils n’ont aucune incidence sur vos ventes ou votre capacité de vendre des billets, les invités ne paraissent pas dans la plupart des rapports. Si vous souhaitez consulter la liste de vos invités, retournez au menu Liste d’invités ou téléchargez l’un des rapports suivants :

• Rapport sur les participants

• Rapports de commandes

Les invités s’afficheront également lorsque vous gérez les commandes de votre événement ou que vous accédez à Commandes dans votre compte Eventbrite. Cependant, vous ne pourrez pas modifier ou supprimer les invités de cette façon.